כאשר בעלי עסקים מבינים את היתרונות שיש בדיגיטליזציה, יש נטיה לרוץ מהר לעבר קניית תוכנות שמבטיחות תוצאות מהירות ונפלאות לכל עסק. תהליך הדיגיטליזציה הוא תהליך מורכב ושונה בכל עסק ועסק, לכן חשוב להתאפק לרגע ולתכנן את התהליך בצורה מסודרת, כדי לא להתחרט בסופו ולגלות שהתוצאות הן לא הרצויות, ואפילו לפעמים מביאות יותר נזק מתועלת.
הצבת מטרות
בדומה לכל תהליך חדש או מהלך שתעשו בעסק, הצעד הראשון הוא הגדרת המטרה. מטרות שכיחות בתהליכי דיגיטליזציה הם:
- ייעול תהליכי אופרציה ומתן שירות.
- צמיחה והרחבת השוק.
- שיפור חווית הלקוח.
- השקת מוצר חדש ושיפור השירות.
- שיפור שיווק ומכירות.
- שיפור גיוס וחווית העובד.
מיפוי תהליכים עסקיים
השלב המעשי הראשון בתהליך הוא מיפוי כלל התהליכים העסקיים. למפות תהליך עסקי זה פשוט לענות על מי, מה, מתי, איפה ואיך התהליך עובד. הניתוח כולל להבין מה מטרת התהליך, מתי ובאיזה מקרים התהליך מתרחש, מי הגורמים בתוך העסק ומחוץ לו שמעורבים בתהליך, איזה תהליכים עסקיים קשורים לתהליך הזה ומה זרימת התהליך, כלומר מה קורב ראשון, מה שני, וכד. במקרים רבים יש הרבה תהליכים בתוך העסק ולכן נתמקד בתהליכים הקשורים למטרה שהוצבה. על מנת לענות על כל השאלות המתבקשות למיפוי כדאי לנצל כמה שיותר מקורות מידע בתוך הארגון: שיחות עם עובדים ומנהלים, שאלונים, תצפיות של העבודה בארגון, עיון בטפסים, ועוד. אחרי איסוף המידע, מומלץ לצייר תרשים של התהליכים כדי שיהיה קל יותר להסתכל עליהם ולהפוך אותם לתהליכים דיגיטליים.
תיעדוף
ייתכן שלא יתאפשר לעשות כל מה שהיינו רוצים לעשות בבת אחת. כדי לבחור נכון את סדר העדיפויות נפרק את התהליכים לפעולות (או תת תהליכים) אשר עומדים בעצמם, כלומר לא צריכים פעולות אחרות כדי להתקיים. לכל אחד מהפעולות נגדיר תועלת ומאמץ. התועלת היא מה העסק מרוויח מהדיגיטליזציה, יכול להיות כסף, לקוחות, התייעלות או כל דבר שנראה כרווח מנקודת המבט של העסק. המאמץ הוא כמה העסק צריך להשקיע על מנת להפוך את הפעולה או תת תהליך הזה לדיגיטלי, יכול להיות גם כסף אבל גם זמן, תסכול לעובדים, תסכול ללקוחות, וכד. חשוב להגדיר את התועלת ואת המאמץ באופן יחסי לפעילויות האחרות, כך שיהיה אפשר להשוות ביניהן. עכשיו נותר רק לסדר את פעולות לפי יעילות, כלומר לפי היחס בין תועלת למאמץ. נעדיף לבצע קודם את הפעולות היעילות ביותר, כדי להנות מכמה שיותר רווח תמורת כמה שפחות מאמץ.
דיגיטליזציה לא מתרחשת בחלל ריק
השינויים שיקרו בעסק שלך בעקבות תהליך הדיגיטליזציה ישפיעו על האנשים בתוך ומסביב לארגון שלך: עובדים, ספקים, לקוחות ועוד. תלוי בתהליכים העסקיים שיעברו את התהליך, ייתכן שיהיה צורך שהעובדים שלך, הלקוחות שלך, הספקים שלך או כולם יעלו על הסיפון עם הרעיונות והתהליכים החדשים. הכשרת העובדים והתאמת נהלים יבואו בשלב הטמעת המערכת. בשלב בחירת התוכנה חשוב לקחת בחשבון איזה גורמים יהיו מושפעים מהמהלך, מי יהיו משתמשי המערכת, איזה שינויים יידרשו מהם, כמה הם יהיו נכונים להירתם למהלך, וכד.
דיגיטליזציה לא תתקן תהליך שגוי
אוטומציה של תהליך רע לא הופכת אותו באופן מסתורי לתהליך טוב. עליכם לבחון את הפעילות העסקית שלכם טרם הדיגיטליזציה. לפעמים דיגיטליזציה יכולה להיות כרוכה בבחירות קשות, אימוץ מודל עסקי חדש, או אפילו חשיבה מחודשת על האופן שבו עושים עסקים.
